Outsourcing: investindo na terceirização para crescer a qualidade nos processos
O outsourcing não é uma estratégia nova. A parceria entre dois ou mais empreendimentos para cuidar de tarefas não diretamente relacionadas ao processo produtivo do negócio, e nem por isso menos essenciais, é uma iniciativa que há muitos anos tem rendido bons frutos para negócios de diversas naturezas.
Neste post vamos mostrar a você as principais vantagens dessa iniciativa e como o outsourcing passou a ocupar um papel estratégico também nas PME’s.
O que é o outsourcing?
Geralmente, outsourcing é confundido com terceirização. No entanto, é importante esclarecer que se tratam de conceitos distintos.
Terceirização refere-se a atividades que estão mais distantes do core business do empreendimento, ou seja, aquelas que não estão relacionadas às operações principais do negócio.
Entre essas atividades terceirizadas podemos citar segurança, logística, limpeza, recepção etc. Embora tenham sua importância dentro do operacional, são pouco relevantes no que se refere às estratégias de negócios da empresa.
Já outsourcing é uma palavra inglesa formada por dois elementos: out (fora) e source (fonte). Ou seja, também é um tipo de terceirização, afinal, conta com mão de obra externa.
Porém, ele está mais ligado a atividades que dão um suporte maior ao negócio principal da empresa, levando em conta setores mais estratégicos, como sistemas de TI, gerenciamento financeiro, operações de venda e processos de divulgação.
Apesar dessa diferença conceitual entre outsourcing e terceirização, na prática os dois termos se fundem, e na maior parte das vezes assumem o mesmo significado. Aliás, com a nova Lei da Terceirização, até mesmo atividades-fim do negócio podem ser delegadas a empresas parceiras, ampliando o campo de atuação da mão de obra externa contratada.
Mas, no ambiente de TI, que operações poderiam ser repassadas para as mãos de terceiros a fim de garantir maior eficiência ao negócio? Veja abaixo.
Tecnologia da Informação
Apesar de outros setores terem crescido exponencialmente nos últimos anos, o outsourcing de TI é, sem dúvida, o mais notório. Sua função é basicamente terceirizar a infraestrutura das Tecnologias da Informação do negócio, o que engloba a gestão dos ativos de TI, como sistemas de software e hardware e/ou a disponibilização de profissionais especializados para suporte ao usuário.
Mas será que esse investimento vale realmente a pena?
A empresa opta pelo outsourcing quando deseja reduzir ao máximo os custos com o setor de TI e, ao mesmo tempo, contar com profissionais especializados e dedicados.
Quais são as vantagens para o setor de TI da empresa?
Redução de falhas e garantia de disponibilidade dos serviços
Falhas nos processos de TI podem resultar em indisponibilidade dos serviços do negócio. Baixa produtividade, perda de dados, atraso em demandas e dificuldades na comunicação são apenas alguns dos problemas gerados. Prejuízo financeiro é geralmente uma consequência desses engasgos.
Contratar uma empresa parceira pode garantir a disponibilidade dos serviços.
Especialização em um setor que não é seu core business
Empresas de TI que fornecem serviços de outsourcing têm em seu quadro de colaboradores profissionais altamente especializados.
Assim, ao contratar um parceiro especializado, a empresa garante que sempre vai contar com as melhores práticas, ferramentas e tecnologias do mercado.
Inovação
A tecnologia tem sido uma ferramenta estratégica para inovar no cenário corporativo. Não é à toa que temos visto nos últimos anos muitos modelos de negócios sem precedentes.
Eles investem em recursos de TI e os aliam a ideias inteligentes para alcançar um nível de atendimento não só satisfatório, mas também encantador.
Profissionais especializados de empresas parceiras dão o suporte necessário para melhorar a performance dos processos do negócio. Isso dá base para aperfeiçoar os serviços existentes e lançar novos produtos no mercado que atendam a demandas ainda não supridas.
Previsibilidade dos custos
A redução de custos é um dos maiores benefícios do outsourcing. Mas como contratar uma empresa terceira vai trazer economia? Esse cálculo é simples. Quando os gestores decidem montar uma infraestrutura de TI interna, eles precisam gerenciar todos os ativos e recursos humanos envolvidos.
Isso envolve a aquisição de equipamentos, contratação de profissionais especializados, treinamento de colaboradores, instalação e atualização de componentes de software e pagamento das despesas que isso demanda.
Pesa ainda o fato de a empresa não ter muita familiaridade com o setor, o que eleva os custos. Por esse motivo, pode haver muita dificuldade ao fechar um orçamento mais enxuto.
Em síntese, a terceirização possibilita que os gastos do setor sejam mais precisos e previsíveis.
Além disso, os serviços são fornecidos on demand, ou seja, conforme a demanda dos processos. Assim, negócios que têm o volume de operações variável ao longo do ano podem se adaptar mais rapidamente.
Foco nas atividades principais
O foco nas atividades principais é um dos aspectos mais destacados como justificativa para a contratação de serviços de outsourcing. Afinal, esse é o objetivo principal da estratégia.
Não tem por que a empresa investir tempo e recursos para gerenciar atividades que não estão relacionadas à natureza do negócio. E podemos afirmar isso por dois motivos principais.
Direcionar tempo e energia em processos com os quais as equipes não tem familiaridade e/ou aprofundamento necessários:
– eleva os custos sem atingir o grau de eficiência almejado;
– rouba o tempo que a empresa poderia usar para o seu core business e aperfeiçoar processos dos quais ela realmente entende.
Maior produtividade
A produtividade máxima é alcançada quando os colaboradores trabalham dentro do campo de conhecimento com o qual têm mais experiência e qualificação. Isso vai otimizar os resultados tanto individuais como em equipe.
Alcançar a plena produtividade pode ser complicado para uma empresa em que é necessário gerenciar tarefas não relacionadas ao core do negócio.
Primeiramente, ela não tem — e não precisa ter — expertise em tecnologia. Em segundo lugar, as equipes precisam lidar com processos que estão fora da sua área de atuação ou nos quais talvez não tenham certo nível de aprofundamento.
Nesse cenário, a produtividade das equipes sofre uma grande redução. Por outro lado, se essas atividades de suporte tecnológico são executadas por empresas especializadas, o papel da contratante será apenas o de gerenciar prazos e padrões de qualidade dos serviços contratados.
Fortalecimento da vantagem competitiva
Com processos e equipes de alta qualidade, apresentando uma alta performance em termos de produtividade e tempo de resposta, é natural que o negócio se destaque no mercado.
Afinal, áreas que a empresa não domina ficarão nas mãos de profissionais especializados, e setores que já mostram um bom rendimento terão seus resultados ainda mais potencializados.
Para que esses benefícios sejam alcançados, como deve ser a implementação de um serviço de outsourcing?
Antes da implementação de qualquer projeto de outsourcing, é preciso investir tempo no planejamento estratégico das próximas ações. Essa fase inicial será fundamental para definir o sucesso dessa inciativa.
Exige-se aqui um bom conhecimento do próprio negócio para entender o que se pretende com a terceirização e quais operações serão delegadas. Então, fique atento ao planejamento abaixo.
Definição de objetivos
O primeiro passo é obter um entendimento claro de quais objetivos operacionais e estratégicos a empresa pretende alcançar com a parceria.
Essas informações serão úteis para assegurar que os fornecedores selecionados possam ser capazes de trabalhar alinhados às metas estabelecidas pelo negócio.
Da mesma forma, ficará muito mais fácil repassar as metas ao prestador de serviços, o que também será útil para mensurar os resultados. Alguns dos objetivos que podem ser definidos são:
– reduzir custos e aumentar a eficiência em atividades não essenciais ao negócio;
– reforçar setores que servem de suporte aos serviços essenciais;
– aumentar o foco das equipes e dos gestores no core business da empresa.
Avaliação do desempenho atual do negócio
Nesse segundo passo, é importante avaliar em que nível se encontram os processos críticos de TI. Ou seja, o objetivo aqui é procurar entender quais operações podem ser feitas por equipes internas sem perda de qualidade, e quais poderiam ser mais aproveitadas caso fossem gerenciadas por profissionais especializados.
Estudo sobre os fornecedores
Existem muitas opções de empresas de outsourcing de TI no mercado. Esse é um serviço que cresceu muito nos últimos anos e, por isso, será possível encontrar companhias em diversos graus de maturidade e expertise.
Então, busque referências e certifique-se de que o futuro parceiro é reconhecido no setor e conta com profissionais e produtos de qualidade atestada.
Agora que você já sabe quais os passos necessários para a implementação, descubra que serviços de TI podem ser terceirizados.
Quais ferramentas e soluções estão disponíveis?
A gama de ferramentas de outsourcing de TI é muito ampla, atendendo aos mais variados setores da indústria e do comércio.
Veja abaixo algumas das soluções oferecidas pela Multiconecta para as PME’s
Soluções de armazenamento
A cada dia aumenta o volume de dados que as empresas precisam armazenar. As soluções de armazenamento permitem que tais registros sejam alocados e gerenciados por terceiros. Dessa forma, contam com o mais alto nível de segurança para garantir proteção e integridade aos dados corporativos.
Service Desk
O Service Desk tem por objetivo reunir o suporte da empresa em um único centro de gerenciamento. Nele, serão registradas todas as entradas e saídas de chamadas de suporte e de manutenção. Isso fornece um controle mais aprimorado das demandas e dos atendimentos realizados pelo negócio.
Por meio desse serviço, a empresa consegue corrigir problemas dos usuários o mais rápido possível, reduzindo os impactos negativos e garantindo o pleno funcionamento dos processos.
Já entendeu que as empresas de outsourcing podem se tornar verdadeiras parceiras, para que a organização não perca qualidade em seus processos, possibilitando que os gestores e suas equipes se concentrem no que é mais importante para o negócio.
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