5 maiores erros em gestão de ativos de TI que você precisa evitar
Com o aumento dos recursos tecnológicos dentro das empresas, graças à transformação digital, a gestão de ativos de TI tem se tornada cada vez mais fundamental. Gerir dispositivos e softwares requer um comprometimento muito grande e um mapeamento refinado, que mantenha sob controle tudo o que é utilizado na corporação, contribuindo para o crescimento do negócio.
Além de um levantamento patrimonial, esse procedimento contribui para um ambiente de trabalho mais organizado e para a segurança do sistema. Sendo assim, é importante ficar atento aos erros em gestão de ativos de TI que podemos cometer.
Em suma, podemos dizer que uma boa gestão de ativos ajuda a evitar desperdícios com hardwares e softwares subutilizados ou que não agregam valor ao negócio. Contribui também para a inovação, já que é possível descobrir os gargalos produtivos e as ferramentas que estão causando essas perdas, podendo modernizá-las. Para ajudar a sua empresa nessa modernização, criamos este post com 5 erros que você não deve cometer na gestão de ativos de TI em sua empresa. Confira quais são!
1. Não ter indicadores de desempenho bem definidos
Existe uma frase muito pertinente, que é: “Não se gerencia o que não se mede”, atribuída ao escritor William Edwards Deming (1900-1993). Por mais que pareça clichê, essa citação descreve uma obviedade pouco praticada pelos gestores, que é o acompanhamento de indicadores de como fonte primária de insights para uma boa gestão.
Como o próprio nome sugere, indicadores de desempenho são variáveis que mostram como está o desempenho de um determinado setor ou dispositivo. Com esses dados é possível mensurar a produtividade da equipe, evolução de processos, desenvoltura dos ativos de TI e o que mais for necessário para evitar os gargalos operacionais.
São essas avaliações que permitirão a identificação de problemas que não são percebidos em uma análise superficial, mas que pode ser o diferencial para uma gestão de ativos mais otimizada e que entregue resultados.
2. Não elaborar um inventário
Entretanto, não sendo o principal objetivo de uma gestão de ativos, o inventário ajuda o gestor a saber com mais exatidão o que está a disposição da empresa, e identificar os pontos de maior atenção. O foco de um inventário é manter a estrutura mais alinhada às estratégias do negócio, isso significa que a infraestrutura de TI deve estar atualizada.
Um inventário pode, por exemplo, ser elaborado tendo como base os sistemas operacionais que são utilizados na rotina da empresa. Dessa forma, o gestor de ativos tem mais embasamento para fazer uma avaliação, como acontece nas análises baseadas em domínios, varreduras baseadas em ativos distribuídos etc.
Não podemos esquecer as análises baseadas em agentes, que têm como foco a obtenção de informações relacionadas aos ativos, como fabricante, custo, status, localização, dados de licenças entre outras.
3. Não acompanhar o ciclo de vida dos ativos
Para extrair o máximo de desempenho de um software ou hardware é importante que o gestor saiba em que estágio esse item está. São esses estágios que ajudam no controle do ciclo de vida dos ativos, que resulta em um uso mais eficiente deles. Sempre que um deles mudar de estágio, o repositório central deverá ser informado — informações como o motivo, data e o usuário que fez a modificação.
Assim, o gestor tem uma base mais confiável para tomar decisões sobre compra, reparo, atualização ou substituição de algum ativo, evitando que ele chega ao fim de sua vida útil em meio a operação, prejudicando a produtividade da empresa. A palavra correta aqui é antecipação e proatividade, ou seja, agir evitando o problema.
4. Deixar de automatizar tarefas
Não há mais como pensar em uma boa gestão sem utilizar os benefícios da automatização de tarefas. Até porque, as ferramentas tecnológicas estão cada vez mais acessíveis e já não são mais exclusividades de grandes corporações.
Como a gestão de ativos de TI requer uma série de etapas e de profissionais para que o resultado satisfatório chega ao usuário final, cabe ao gestor utilizar as ferramentas necessárias para reduzir a margem de erros que afetam a usabilidade dos itens listados.
É claro que é quase impossível zerar os problemas, quanto maior for a infraestrutura de TI de uma empresa, maiores são as possibilidades de acontecerem problemas inesperados. Nesse cenário, a automação aparece como uma solução para uma notificação de avarias mais rápida e direta com o responsável pela resolução. É claro que isso demandará um bom sistema de gestão, que permita a automação de chamados.
Dessa forma, os responsáveis sempre serão alertados sobre alterações na infraestrutura de TI por meio de alertas automáticos, permitindo uma ação mais proativa. Assim, o profissional poderá tomar as ações necessárias antes que as falhas causem impactos mais graves aos ativos.
Quer um exemplo? Vamos supor que a licença de um software está prestes a expirar e a empresa dependa desse programa para tarefas cruciais. Um alerta automatizado reduz a possibilidade de que esse código expire e a organização fique sem os serviços.
5. Não adotar novas tecnologias
Esse erro é um complemento do anterior, mas com foco em inovação de uma maneira mais abrangente. Muitas donos de empresas, em especial aquelas que não têm o TI como core business, ainda vêm o setor como fonte de despesa e não como viabilizador do negócio em tempos de transformação digital. Cabe aos gestores de TI evidenciar a necessidade de melhorias na infraestrutura, indicando as melhores ferramentas.
O problema é que muito dos gestores têm dificuldade de sair da zona de conforto, ficam com receio de apostarem em soluções mais inovadoras e atrasam a evolução da empresa. É preciso focar em ferramentas e dispositivos que entreguem agilidade, otimização e automação de tarefas.
O gestor de ativos deve fazer uma varredura completa na infraestrutura, identificando os pontos fortes e fracos, e em seguida encontrar as tecnologias que suprem as vulnerabilidades, para entregar de fato valor para a empresa. Somente assim a organização conseguirá competir de igual para igual em um mercado cada vez mais tecnológico e dependente dos ativos de TI.
Neste post, falamos de um processo de extrema relevância para a empresa como um todo, e não apenas para o setor de tecnologia da informação. Uma boa gestão de ativos ajuda a manter o setor alinhado aos objetivos do negócio, evitando o desperdício de tempo, de recursos e colocando a organização para competir de igual para igual nesse mercado cada vez mais concorrido.
Conteúdo adaptado do original publicado em Milvus